KiedyOdejdę istnieje po to, by dotrzymać jednej obietnicy: Twoje słowa trafią do wybranych przez Ciebie osób tylko wtedy, kiedy przestaniesz się odzywać, i tylko wtedy, gdy Twój plan jest aktywny (szczegóły w Regulaminie). Wszystko poniżej z tego wynika.
Administrator danych
Usługę KiedyOdejdę świadczy We The Folks sp. z o.o., ul. Wawrzyńca Engeströma 10, 60-571 Poznań, NIP 7812093366, REGON 542315014, KRS 0001185995. We The Folks sp. z o.o. jest administratorem Twoich danych osobowych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na hello@wethefolks.eu.
Jakie dane przechowujemy
- Dane konta: imię, e-mail, opcjonalny numer telefonu, strefa czasowa, język i hasło zapisane wyłącznie w postaci skrótu (hash).
- Twoje ustawienia: rytm potwierdzeń, czas na odpowiedź, kanały i kroki procedury.
- Zaufane osoby: ich imię, e-mail, opcjonalny numer telefonu i to, kim są dla Ciebie.
- Listy: imię i e-mail adresata, temat i treść, a także opcjonalna wiadomość wideo (przechowywana w postaci zaszyfrowanej, udostępniana tylko razem z listem).
- Odbitki zdjęć (opcjonalnie): pliki zdjęć dołączone do listu papierowego, przechowywane prywatnie i oglądane przez nasz zespół dopiero wtedy, gdy list zostaje zwolniony do druku; usuwamy je razem z listem albo kontem.
- Listy papierowe (opcjonalnie): adres pocztowy adresata, wybrane opcje wysyłki, zapłacona cena oraz, po nadaniu, numer przesyłki.
- Aktywność: dziennik potwierdzeń, kroków procedury i zmian, widoczny na Twoim pulpicie.
- Rozliczenia: Twój plan, daty Opieki, saldo kredytów SMS i historia płatności (kwota, data, identyfikator Stripe; nigdy dane karty).
- Rodzina (opcjonalnie): kto należy do Twojej rodziny i zaproszone adresy e-mail. Właściciel widzi imiona i adresy e-mail członków, nigdy ich listów.
- Urządzenia i powiadomienia: w aplikacjach na iPhone’a i Androida token powiadomień, który Apple (APNs) albo Google (Firebase Cloud Messaging) przekazuje aplikacji, wraz z platformą i wersją aplikacji; w przeglądarce techniczny adres powiadomień, który przekazuje nam przeglądarka.
- Automatyczne potwierdzenia (opcjonalnie, wyłączone, dopóki nie włączysz ich w aplikacji): tylko rodzaj oznaki aktywności i czas, kiedy wystąpiła. Na iPhonie aplikacja odczytuje kroki i ruch z aplikacji Zdrowie (HealthKit), wyłącznie do odczytu; na Androidzie korzysta z odblokowań telefonu i korzystania z niego (dostęp do danych o użyciu, który przyznajesz). Liczba kroków, dane o zdrowiu, nazwy aplikacji ani historia użycia nigdy nie opuszczają telefonu.
Cele i podstawy przetwarzania
- Świadczenie usługi, którą zamawiasz: wysyłanie pytań, wykonywanie procedury i doręczanie listów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Rozliczenia i obowiązki księgowe przy płatnościach (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
- Bezpieczeństwo usługi i zapobieganie nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Dane zaufanych osób i adresatów przetwarzamy po to, by wykonać to, o co prosisz; ich źródłem jesteś Ty.
Czego nigdy nie robimy
- Nie czytamy, nie analizujemy i nie przeszukujemy Twoich listów.
- Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Twoich danych reklamodawcom ani handlarzom danymi. Na tej stronie nie ma reklamowych narzędzi śledzących.
- Nie wysyłamy listów przed ostatnim krokiem „doręczenia” w procedurze, którą projektujesz.
Kto przetwarza dane w naszym imieniu
Do działania usługi korzystamy z niewielu dostawców: Cloudflare (hosting i baza danych), Resend (wysyłka e-maili), SMSAPI.pl i Twilio (SMS-y), Apple (APNs, powiadomienia na iPhone’a) i Google (Firebase Cloud Messaging, powiadomienia na Androida), Stripe (płatności; nigdy nie widzimy danych Twojej karty), Apple i Google (płatności za zakupy w naszej aplikacji na iOS lub Androida; to one Cię rozliczają, a my dostajemy tylko potwierdzenie zakupu) oraz Envelo / Poczta Polska (druk i nadanie listów papierowych, tylko gdy list zostanie zwolniony). Każdy z nich dostaje tylko to, czego potrzebuje do swojego zadania. Część dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej.
Listy papierowe
Jeśli dodasz do listu wysyłkę papierową, nic nie jest drukowane, dopóki wszystko u Ciebie w porządku. Dopiero gdy procedura dojdzie do ostatniego kroku, list zostaje zwolniony: tworzymy wtedy gotowy do druku PDF, a osoba z naszego zespołu zamawia go przez Envelo, internetową usługę Poczty Polskiej, która drukuje list i wysyła go na podany adres. To jedyny moment, w którym ktoś z zespołu może otworzyć list, bo i tak jest on właśnie doręczany, a każde takie pobranie zapisujemy w dzienniku audytu. Envelo i Poczta Polska otrzymują list i adres wyłącznie po to, by go wydrukować i doręczyć.
Zaufane osoby
Jeśli Twoja procedura ma krok „zapytaj zaufaną osobę”, wysyłamy tej osobie e-mail (i SMS, jeśli podasz numer) z pytaniem, czy wszystko u Ciebie dobrze. Ta osoba nigdy nie widzi Twoich listów. Daj jej znać, że ją wybierasz.
Bezpieczeństwo
Dane przesyłamy przez TLS i przechowujemy w Cloudflare D1, które szyfruje dane w spoczynku. Sesje wygasają po 30 dniach nieużywania. Linki do działań (potwierdzenie, odpowiedź zaufanej osoby, zmiana hasła) mają jeden cel i wygasają. Nie zapisuj w listach haseł, kluczy prywatnych ani fraz seed. Napisz zamiast tego, gdzie się znajdują i jak uzyskać dostęp awaryjny.
Jak długo przechowujemy dane
Dane konta przechowujemy, dopóki z niego korzystasz. Jeśli plan wygaśnie i nie zostanie odnowiony, po 30 dniach konto zostaje zamrożone; listy, nagrania, zaufane osoby i ustawienia przechowujemy jeszcze przez 12 miesięcy, a potem usuwamy całe konto, tak jakbyś usunął je samodzielnie. Konto usuniesz samodzielnie w Ustawieniach: zostanie usunięte 7 dni po potwierdzeniu (do tego czasu możesz to anulować), a pozostałe kopie usuwamy w ciągu 30 dni, z wyjątkiem informacji, które musimy zachować dłużej na podstawie przepisów (na przykład dokumentów rozliczeniowych).
Twoje prawa
W każdej chwili możesz przejrzeć i zmienić wszystko na swoim koncie oraz samodzielnie usuwać listy, zaufane osoby i całe konto. Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu. Aby wyeksportować dane, napisz na czesc@kiedyodejde.pl, a zajmiemy się tym w ciągu 30 dni. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Kontakt
Pytania o prywatność: czesc@kiedyodejde.pl.